Voordat je gaat starten met Business Intelligence, is het goed om te weten wat Business Intelligence is. Business Intelligence is een proces wat zich continue ontwikkeld. Je start met het bepalen van een doel, kiest de juiste databronnen, ontsluit deze data en start vervolgens met analyseren. Tijdens het analyseren zul je er snel achter komen dat je weer nieuwe inzichten krijgt en deze vier stappen doorloopt om je BI omgeving uit te breiden.

Doel bepalen

Als je gaat starten met Business Intelligence, bepaal je eerst waar je inzicht in wilt gaan krijgen. Een aantal voorbeelden:

  1. De gemiddelde omzetgroei per maand ten opzichte van vorige jaren
  2. De gemiddelde doorlooptijd dat een debiteur zijn rekening betaald (DSO-Ratio)
  3. De voorraad stand door de tijd heen
  4. Welke 10 klanten zijn mijn grootste afnemers
  5. Op welke momenten zijn de meeste klanten in mijn winkel

Nu je hebt bedacht waar je inzicht in wilt krijgen, is het belangrijk om te bepalen wat je met dit inzicht wil gaan bereiken (wat is je doel). Alleen data historisch terug bekijken om te zien wat bijvoorbeeld je omzet is geweest, zorgt niet voor nieuwe inzichten. Koppel aan de data altijd een doel zodat je data kunt analyseren en daarmee bedrijfsprocessen kunt verbeteren.

Zijn bijvoorbeeld de personeelskosten in een winkel te hoog en wil je deze optimaliseren, dan is het goed om inzicht te krijgen in hoeveel klanten je in je winkel krijgt. Deze data kun je vervolgens analyseren door de tijd heen, op uur-, dag-, week,- en zelfs maandniveau. Door deze data naast je personeelsplanning te leggen, kun je met dit inzicht je personeelsinzet afstemmen op de verwachte klantenstroom op een gedetailleerd niveau.

Door goed naar je data te kijken die binnen maar ook buiten je organisatie vrij beschikbaar is, kun je data omzetten in informatie en met deze informatie operationele verbeteringen doorvoeren maar ook belangrijke strategische beslissingen nemen.

Databronnen

Zodra je weet welk inzicht je wilt krijgen en wat het doel is wat je wilt gaan bereiken, kun je gaan bepalen welke data je hier voor nodig hebt. Laten we blijven bij het voorbeeld waarin je de personeelskosten wilt optimaliseren. Om dit te kunnen realiseren kun je gebruik maken (wanneer beschikbaar) van de volgende interne data:

  1. Personeelsgegevens: beschikbaarheid en uurloon
  2. Verkoopgegevens: kassatransacties per uur
  3. Winkelgegevens: filiaalnamen, openingstijden en registratie van aantal bezoekers

Naast de data die intern in de organisatie beschikbaar is, kun je ook gebruik maken van openbare data om je analyse te ondersteunen, bijvoorbeeld:

  1. Weergegevens: combineer deze data met de interne data om te zien of weer invloed heeft op het aantal klanten in je winkel (bijvoorbeeld voor een ijssalon)
  2. CBS Data: gemiddelde omzet in branche

Ontsluiten

Als je in kaart hebt gebracht welke data je nodig hebt, kun je gaan starten met het ontsluiten van de data. Om dit te kunnen doen zul je allereerst een server moeten inrichten met de benodigde software.

Zodra die server is ingericht en de software is geïnstalleerd, kun je starten met het opzetten van een BI database. Daarna kan de data opgehaald worden uit de verschillende bronnen en aan elkaar worden gekoppeld.

In BI wordt data niet alleen opgehaald, maar wordt ook omgezet in dimensies en feiten. Daarnaast kun je al bepaalde logica en transformaties op je data toepassen zodat het in je analyse in de juiste vorm terugkomt.

Zodra alle data gecentraliseerd en aan elkaar is gekoppeld, kun je gaan starten met de analyse.

Analyseren

In de analyse fase, ga je aan de slag met de data. Alle informatie die nu beschikbaar is kun je via bijvoorbeeld Excel of Power BI gaan bekijken en analyseren. Dit kun je doen door het inzetten van een draaitabel, maar ook via bijvoorbeeld verschillende soorten grafieken.

Zoals eerder gezegd is BI een tool dat continue door ontwikkeld. Nu je met deze data je personeelsinzet hebt geoptimaliseerd, zul je snel zien dat met de data die je beschikbaar hebt nog veel meer analyses kunt maken.

Zo kun je bijvoorbeeld met de gegevens die je aan elkaar hebt gekoppeld zien dat je een hoog bezoekersaantal hebt, maar het aantal kassatransacties laag is. Met deze beschikbare data kun je de conversieratio inzichtelijk maken en weer een nieuw doel definiëren (stap 1), bijvoorbeeld: “Hoe kan ik mijn conversieratio verhogen?”

Wellicht heb je hiervoor weer extra data nodig (stap 2), zoals data uit een klanttevredenheidsonderzoek. Deze data ga je vervolgens weer ontsluiten (stap 3) om toe te voegen aan je analyserapport (stap 4).

Zoals je ziet is starten met Business Intelligence een proces wat klein begint maar gedurende de tijd zich verder ontwikkeld en je bedrijf steeds meer nieuwe inzichten geeft om te kunnen blijven groeien en ontwikkelen.